الهيكل التنظيمي

( وضع الهيكل التنظيمي )يمر وضع الهيكل التنظيمي للمشروع بمراحل معينة على النحو التالي :1- تحديد الهدف الرئيسي للمشروع الذي ستوجه كافة الجهود لتحقيقه وكذا تحديد الأهداف الفرعية . والهدف يحدد الاحتياجات التنظيمية الأساسية . ويجب أن يعكس الهيكل التنظيمي أهداف المشروع وخططه حيث أن أوجه نشاط المشروع تنبع من هذه الأهداف وتلك الخطط .2- تحديد أوجه النشاط اللازمة لتحقيق الأهداف والخطط .ويجب أن تكون الأوجه الرئيسية من النشاط متسعة بعض الشيء وتقسيم أوجه النشاط أكثر تفريعا وهكذا ...................3- تجميع أوجه النشاط الرئيسية والفرعية في شكل وحدات أو تقسيمات تنظيمية عملية في ضوء ظروف كل مشروع وفي ضوء موارده وإمكانياته المادية والبشرية المتاحة مع الأخذ في الاعتبار لأحسن طريقة لاستخدام هذه الموارد والإمكانيات . ويراعي في تجميع أوجه النشاط أن ينهض كل تقسيم تنظيمي بوجه مستقل من أوجه النشاط بالمشروع . بعد ذلك يتم تحديد اختصاص كل تقسيم تنظيمي وإسناده إدارة كل تقسيم منها الى أحد المديرين المساعدين وتفويضهم السلطات التي تمكنهم من أداء المهام المنوطة بهم والنهوض بالمسئوليات الواقعة على عاتقهم بكفاءة وفاعلية .4- تحديد علاقات السلطة بين مختلف التقسيمات التنظيمية وذلك لخلق الظروف الضرورية المناسبة لتحقيق التعاون بين الأفراد وتنسيق جهودهم واستبعاد التضارب أو الازدواج والتداخل بين اختصاصات أو أعمال الوحدات التنظيمية المختلفة .5- تحديد الوظائف الإشرافية والتنفيذية داخل كل وحدة من الوحدات التنظيمية الرئيسية والفرعية والتي ستنهض بأوجه النشاط داخل الوحدة .6- تحديد السلطات والمسئوليات لكل وظيفة من الوظائف بالمشروع سواء الإشرافية ( الرئاسية ) منها أو وظائف التنفيذ .ويراعي في ذلك تدرج السلطات بحيث تزيد كلما اتجهنا نحو قمة التنظيم الإداري . وكذلك تحديد الاختصاصات بما يساعد على تجنب تشتت المسئولية أو تميعها أو شيوعها فضلا عن تجنب تكالب أفراد القوى العاملة على الاختصاصات والسلطات وانتزاعها من بعضهم البعض الآمر الذي يؤدي الى إحداث نزاع وتشاحن بين الأفراد . ويعقب ذلك إعداد وصف وظيفي لكل وظيفة من الوظائف يوضح واجباتها ومسئولياتها وسلطاتها والشروط اللازم توافرها لشغلها سواء ما يتعلق منها بالمؤهل العلمي أو الخبرة أو المهارات الإدارية والفنية أو القدرات الذهنية و الجسمانية أو غير ذلك من مطالب لازمة لشغل الوظيفة . تجميع أوجه النشاط الرئيسية والفرعية في شكل تقسيمات تنظيمية مميزة : عند إنشاء الهيكل التنظيمي للمشروع يتم تحديد أوجه نشاطه الرئيسية منها والفرعية ثم ينظر في تجميع هذه النشاطات .في شكل وحادت وتقسيمات تنظيمية متميزة وذلك ي ضوء ظروف كل مشروع على حدة . ويرجع إنشاء التقسيمات التنظيمية أساسا الى حدود نطاق الإشراف فلا يمكن لمدير واحد أن يرف إشراف مباشرا عل عدد كبير من المرؤوسين الذين يمارسون أوجه نشاط متعددة ومتخصصة في ذات الوقت .ولذا يضطر مدير المشروع إلى أن يوزع أوجه النشاط على عدد من التقسيمات التنظيمية يمارس كال منها وجها محددا من أوجه النشاط ويخضع في ذات الوقت لتوجيه إشراف رئيس مستقل .وبصفة عامة يمكن القول بان هناك اعتبارات عديدة يرتكز عليها هذا التجميع لأوجه النشاط ، من أهمها الاعتبارات التالية :ا- الاستافدة من مزايا التخصص وتقسيم العمل فالتخصص في الأداء يزيد من الطاقة الإنتاجية ويحقق سرعة وكفاءة الأداء .2- تحقيق التكامل والتنسيق بين كافة الجهود الجماعية وتلافي أي ازدواج أو تداخل في اختصاصات التقسيمات أو الوحدات التنظيمية المختلفة .3- إبراز الهيكل التنظيمي للأهمية النسبية لأوجه النشاط أو الأعمال في المشروع بحيث أن اوجه النشاط أو الأعمال ذات الوزن الكبير في تحقيق أهداف المشروع تبرز أهميتها في الهيكل التنظيمي سواء عن طريق فصلها كنشاطات مستقلة ومتميزة عن غيرها من النشاطات بالمشروع أة بتقرير مستويات وظيفية أعلى للإشراف عليها وإدارتها .4- توفير وتسهيل عمليات الرقابة . فالتنظيم الإداري يجب أن يدعم عملية الرقابة لا ان يعرقلها . ويفيد في ذلك تجميع أوجه النشاط بحيث تبرز أهمية وحدات الرقابة وخضوع هذه الوحدات لإشراف رئاسات مستقلة عن الرئاسات التي تخضع لها وحدات التنفيذ التي يتم مراقبة أعمالها . فعلى سبيل المثال في المشروع الصناعي لا يجب أن يخضع قسم الرقابة على جودة الإنتاج لإشراف رئيس المصنع . الذي يتولى إدارة عمليات التشغيلى والإنتاج بالمصتع .5- الاستفادة القصوى من الإمكانيات البشرية : ولا يعني ذلك لتنظيم حول الأفراد ،وانما ما نود الإشارة إليه هو ان الخطط التنظيمية يجب أن تأخذ في اعتبارها الإمكانيات والقدرات البشرية المتاحة للمشروع الأمر الذي قد يضطرها الى تعديل الهيكل التنظيمي المثالي بصفة مؤقتة لكي يناسب القدرات والإمكانيات البشرية المتاحة .6- الاستفادة القصوى من الظروف الطبيعية أو الظروف البيئية وغيرها من الظروف العادية التي تحتم استخدام شكل معين من أشكال تجميع أوجه نشاط المشروع في تقسيمات تنظيمية متميزة . هذا وتجدر الإشارة الى أن تجمع أوجه نشاط المشروع ليس هدفا في حد ذاته وانما هو مجرد وسيلة لترتيب أوجه النشاط بشكل يسهل معه تحقيق أهداف المشروع بكفاءة وفاعلية واقتصاد في الوقت والجهد والنفقة وهناك أسس متعددة لتجميع أوجه نشاط المشروع في شكل تقسيمات أو وحدات تنظيمية . ولكل أساس منها مزاياه ومشكلاته في ذات الوقت وليس هناك أساس نمطي لتنظيم المشروعات وإنما لكل مشروع ظروفه ، ولذلك يتم اختيار أساس تنظيمه الداخلي بما يتفق مع هذه الظروف .