التنظيم

مفهوم التنظيمبعد تحديد أهداف المشروع وتحديد خط سير العمل في المستقبل وفقا للخطة المقررة فإنه من البديهي أن يمارس المدير وظيفة التنظيم ويعني ذلك تحديد الهيكل إن الإطار الذي تتشكل فيه الجهود لتحقيق الهدف . أن الجهود تحتاج الى تحقيق التكامل بينهما بما يكفل تحقيق الهدف بكفاءة وفاعلية . ولابد أن يعرف كل مدير بالمشروع ماهية أوجه النشاط التي يشرف عليها ويديرها ،ومن هو رئيسه الذي يرفع أليه تقاريره والمسئول أمامه ، ومن هم مرؤ وسوه الذين يشرف عليهم ويوجههم ولابد له أن يعمل على توفير التنسيق والانسجام بين جهود المجموعة وان يعرف العلاقات بينه وبين المديرين الآخرين ، وطرق الاتصال الرئيسية والفرعية التي تربط كافة أجزاء المشروع ، أيضا ما هي المطالب اللازمة لشغل كل وظيفة وعلاقتها بغيرها من الوظائف هذه هي الأبعاد الرئيسية لوظيفة التنظيم التي تكفل تحقيق الهدف مع توافر عوامل السرعة و الكفاءة والاقتصاد في الجهد والتكلفة . وقد وضع الباحثون الإداريون عديدا من التعاريف للتنظيم كوظيفة إدارية فيعرف (( كونتز ود ونيل )) التنظيم بأنه (( تجميع أوجه النشاط اللازمة لتحقيق الأهداف والخطط ، وإسناد هذه النشاطات الى إدارات تنهض بها وتفويض السلطة والتنسيق بين الجهود . ويعرف ((إيروبك)) التنظيم بأنه (( تحديد لأوجه النشاط اللازمة لتحقيق الهدف (أو الخطة ) وترتيبها في مجموعات يمكن إسنادها الى أفراد . ويعرف (لويس ألن ) التنظيم بأنه (( العمل الذي يؤديه المدير لإنشاء هيكل تنظيمي سليم ويفوض السلطات ويحدد المسئوليات وينشئ علاقات العمل التي تسهل تحقيق الأهداف )) . ويعرف( كمبول ) التنظيم بأنه المعاون أو المساعد للإدارة . ويتضمن التنظيم مهام تحديد الرادارات وتحديد الأفراد الذين سيوكل إليهم تنفيذ العمل ، وتحديد اختصاصات كل من الإدارات والأفراد وكذا تحديد العلاقات التي يجب أن توجد بين الإدارات وبعضها البعض وكذا بين الأفراد وبعضهم البعض )) ويعرف(( ديفز )) التنظيم بأنه (الوظيفة التي تخلق أو توفر الظروف الأساسية والعلاقات التي هي بمثابة متطلبات للتنفيذ الاقتصادي الفعال للخطة . والتنظيم يشمل تبعا لذلك التجهيز أو الأعداد والتوفيق المسبق للعوامل الرئيسية وللقوي الأساسية ، كما هو موضح في الخطة ) ويعرف ( تيري ) التنظيم بأنه ترتيب منسق للأعمال اللازمة لتحقيق الهدف ، وتحديد السلطة والمسئولية المعهود بها الى الأفراد الذين يتولون تنفيذ هذه الأعمال . وبالإضافة الى التعاريف السابقة ، توجد تعاريف أخرى لوظيفة التنظيم أوردها عديد من الباحثين الإداريين وتتفق هذه التعاريف في مجموعة على أن التنظيم هو الإطار الذي في حدود ترتب وتنسق الجهود الجماعية لتحيق هدف مشترك بدون احتكاك أو تصادم بينها ، وتوفير البيئة المناسبة لكي يعمل أفراد القوى العاملة كفريق متكامل بما يكفل سير العمل على وجه مرض وتلافي معوقات الإنجاز . ويتمثل هذا الإطار التنظيمي في تحديد أوجه النشاط الواجب القيام بها لتحقيق الهدف وتجميعه في مجموعات وظيفية مستقلة تنهض بها تقسيمات تنظيمية قائمة بذاتها وتتفاوت أعدادها أحجامها بتفاوت حجم المشروع . كذلك تحديد خطوط السلطة وتوزيع المسئولية وإنشاء العلاقات بين الوظائف وبين المستويات الوظيفية عن طريق تحديد نطاق الإشراف أو التمكن لكل مستوى وظيفي .ويظهر الهيكل التنظيمي الوضع الذي تتشكل فيه المجموعات الوظيفية والعلاقات الرسمية بينها . ويتم وضع الهيكل التنظيمي العام في ضوء الهدف العام المحدد للمشروع . وضع الهياكل التنظيمية الفرعية للتقسيمات التنظيمية بالمشروع في ضوء أهداف هذه التقسيمات .والتي هي بمثابة أهداف فرعية مشتقة من الهدف العام للمشروع .الإدارة والتنظيم : أن التنظيم باعتباره يسعى الى تحديد الهيكل الذي يحكم تشكيل الجهود الجماعية وتحديد العلاقات بينها ، يمكن النظر إليه باعتباره أداة من أدوات الإدارة تستخدمها في النهوض بالاختصاصات والأعباء اللازمة لتحقيق الهدف . من ثق فالتنظيم هنا يسبق نشاط الإدارة التي تكفل توجيه الجهود الجماعية وقيادتها لتحقيق الهدف المنشود . وبمعنى آخر فالتنظيم يتناول تحديد أوجه النشاط والوظائف وترتيب العلاقات بينها في حالة سكون ، ثم تأتي الإدارة فتبث الحياة في التنظيم عن طرق شغل الوظائف والمناصب الشاغرة في مختلف مستوياتها وقية الجهود الجماعية وتوجيهها لتحقيق الهدف . ومن ناحية أخرى فالتنظيم كنشاط يعد وظيفة جوهرية من وظائف الإدارة . فالهيكل التنظيمي العام تحدده الهيئة الإدارية العليا للمشروع بما يكفل تحقيق الهدف المنشود ، وكذلك تعديل الهيكل التنظيمي وفقا للظروف والمواقف المتغيرة . وعلى ذلك يكون التنظيم وظيفة من وظائف الإدارة تلحق وظيفة التخطيط ورسم السياسة العامة للمشروع .شمول التنظيم : ان كل مستوى إداري في المشروع يمارس وظيفة التنظيم ، لكن أبعاد هذه الوظيفة ونطاق ممارستها وأهميتها ودرجة تعقدها تختلف من مستوى إداري الى مستوى إداري آخر . فبينما تختص الإدارة العليا بوضع التنظيم العام للمشروع بما يكفل تحقيق الترابط بين كافة أوجه النشاط فضلا عن إجراء التغيرات الجوهرية في الهيكل التنظيمي للمشروع ، تختص الأداة الوسطى بوضع التنظيمات الفرعية في حدود التنظيم العام المقرر . كما تختص الإدارة المباشرة بتنظيم العمل داخل الوحدات التي يتم الإشراف المباشر عليها بما يكفل استبعاد الضياع في الوقت والجهد والتكلفة .